Para nadie es un secreto que no hay empresa en el mundo que sobreviva sin documentos. No obstante, si como empresario continúas aferrando a tu compañía a un sistema manual de archivado, es posible que tus gastos se incrementen. Y es que el precio del papel anda por las nubes, sin dejar por fuera el costoso mantenimiento de las instalaciones de almacenamiento.

Entonces, ¿qué hacer al respecto? Muchas empresas tomaron la decisión de contratar los servicios de un software de gestor documental.

Para los que no lo saben, un software de gestor documental es un sistema computarizado que te permite almacenar, gestionar y dar seguimiento a información vital de tu empresa, y lo mejor de todo es que puede hacerlo en distintos formatos digitales (PDF, imágenes escaneadas, etc.).

Pero, ¿qué tipo de información puede controlar y organizar un gestor documental? Con este tipo de software puedes sustituir el 100% de tus archivos manuales, ya que puedes incorporar la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, reposos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información, sin dejar por fuera los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos. En fin, puedes controlar toda la documentación de tu empresa.

Ahorra dinero con un gestor documental

El sueño de toda empresa es producir al máximo al menor precio posible, y el software de gestor documental puede ayudarte en eso. ¿Cómo? Con los siguientes beneficios:

• Mayor seguridad. Al ser el software de gestor documental un instrumento de control, tu información está 100% segura, ya que podrás verificar quién accede a los documentos de tu empresa, desde el nombre del empleado, día de acceso e incluso lugar. ¿La razón? Todos tus documentos estarán encriptados.
• No pierdas más tiempo. Con la información centralizada en el software de gestor documental, no tendrás a empleados perdiendo media mañana para hallar documentos importantes en los archivos manuales y obsoletos de tu empresa.
• Gasta menos dinero. Con un gestor documental necesitas menos empleados para llevar a cabo las demandas labores de archivistas y de RRHH, ya que todo está automatizado y centralizado.
• Rápido acceso a la información central de tu empresa. No importa si buscas alguna factura, un reposo o algún contrato de la empresa, con el gestor documental puedes acceder de inmediato a cualquier información sin la necesidad de perder horas en los antiguos archivos manuales.
• Gasta menos papel. Con el gestor documental no solo ahorras dinero en papel, también colaboras con el medio ambiente y ayudas a prevenir la deforestación.
• Sincronización automática e inmediata. Una de las ventajas de usar un software de gestor documental es que siempre tendrás la información a tiempo real. De esta manera, el dueño de la empresa, el departamento de RRHH y los empleados estarán actualizados los 365 días del año.
• Conserva tus documentos por años. Ya no tendrás que desempolvar viejos archivos con papeles amarillos y dañados por el tiempo. Con el gestor documental tendrás tu información actualizada y, lo más importante, preservada.
• Administra tu gestor documental. ¿Quieres que la información de tu empresa esté clasificada? No te preocupes, con el gestor documental puedes crear diferentes niveles de autorización (administrador, RRHH y trabajador).
• No te preocupes por perder los documentos de tu empresa. Al estar todo centralizado y digitalizado en un software, podrás crear copias de seguridad en la nube para recuperar cualquier contrato, documento, factura e incluso justificante perdido.

Características del sistema de gestión documental

Solo imagina este escenario: perdiste un documento importante para tu compañía y no tienes una copia. Con un software de gestión documental no tendrás que preocuparte por esto, ya que una de sus principales características es que automáticamente genera una copia de seguridad. De esta manera tendrás un respaldo actualizado los 365 días del año. ¿Genial no?

Pero eso no es todo, atrás quedaron los tiempos en que tenías que buscar los documentos por orden alfabético en esos viejos y obsoletos archivos. Ahora puedes hallar el documento que buscas en segundos, con solo ingresar una palabra clave. Por ejemplo, imagina que necesitas la factura de cliente, pues lo único que debes es ingresar la palabra “factura”, el nombre del cliente o empresa. ¿Fácil verdad?

Y es que el sistema de gestión documental ofrece un montón de características que no solo facilita el día a día de una empresa, también el de sus empleados.

A continuación, resaltamos otras características de este increíble software de gestión documental:

• Gestiona, organiza y guarda todos tus documentos sin riesgo de perder la información, y lo mejor de todo es que se actualiza en tiempo real.
• Con un software de gestión documental puedes limitar el acceso a la información de documentos, facturas y reposos. Ya que puedes crear permisos de accesos para diferentes niveles de empleados.
• Para cualquier empresa es importante mantener a salvo tus documentos, pero ¿puede el software de gestión documental cumplir con tal delicada tarea? Por supuesto que sí. Como dueño de la empresa y administrador del sistema puedes ver quién, cómo y cuándo accede a los documentos de tu archivo digital. Y lo mejor de todo es que no necesitas estar en la oficina para monitorear los accesos, ya que puedes programar el sistema en tu móvil.
• Con el software no tendrás que preocuparte el espacio de almacenamiento, porque puedes configurarlo para borrar automáticamente documentos sin vigencia.

¿Por qué adquirir un gestor documental?

La respuesta es fácil: para ahorrar dinero y tiempo. Cualquier empresa que quiera cumplir con las exigencias del mundo actual debe entender que la automatización llegó para quedarse y para facilitar la vida de una empresa, un departamento de RRHH y, por supuesto, de los empleados.

Un gestor documental no solo modernizará tu empresa, también te ayudará a gestionar, organizar y mantener el control de tus documentos con una mínima cantidad de empleados, lo que te permitirá ahorrar en salarios o papeles.

Entonces, ¿qué esperas para adquirir un software de gestor documental?