La gestión de cuentas por pagar puede ser compleja y llevar mucho tiempo para las empresas, ya que implica tareas de procesamiento de facturas, gestión de proveedores y seguimiento de pagos. Sin embargo, con la ayuda de la tecnología moderna, ahora hay varias herramientas disponibles para simplificar estas tareas y mejorar la eficiencia general. Las herramientas tecnológicas más recientes pueden ayudar a las empresas a visualizar y realizar su próximo paso ayudándolas a administrar de manera eficiente el proceso de cuentas por pagar.
Características y sorprendentes beneficios de la tecnología de cuentas por pagar
Menos necesidad de la intervención humana
Las cuentas por pagar automatizadas es un sistema que elimina la necesidad de procesos humanos. Las soluciones automáticas de cuentas por pagar consolidan todas las facturas en un solo sistema de base de datos, y convierten cada factura en un formato legible por máquina utilizando software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y escáneres por lotes. La tecnología de cuentas por pagar es utilizada por una amplia variedad de empresas, incluidas pequeñas, medianas y grandes empresas en diversas industrias, como comercio minorista y comercio electrónico, fabricación, atención médica, hospitalaria e incluso empresas de juegos y apuestas en línea como apuestas bet777. Las empresas pueden ahorrar dinero al automatizar sus procesos y optimizar sus operaciones de aprobación.
Sin riesgos de duplicación
La automatización reduce los pagos duplicados y mejora la evaluación y administración de datos. También permite que los equipos de finanzas realicen un análisis exhaustivo de los gastos, mejoren el registro en papel y tomen decisiones presupuestarias basadas en datos al proporcionar visibilidad en tiempo real de los procesos de adquisición y pago. Forme un plan de acción y designe un punto de contacto para consultas y dificultades posteriores a la implementación para garantizar el éxito.
Conciliación de pagos automatizada
La conciliación manual de facturas puede llevar mucho tiempo a los departamentos de cuentas por pagar, especialmente a las empresas que requieren que los empleados cotejen facturas, órdenes de compra y reciban documentos. La tarea se vuelve aún más desalentadora cuando se trata de contratos y otros documentos legales importantes. El cotejo automatizado de facturas es un componente integral de casi todos los sistemas automatizados de cuentas por pagar; esta herramienta relaciona rápidamente las órdenes de compra y las facturas. Esto acelera el proceso en comparación con la forma manual y mejora la precisión.
Estadísticas de rendimiento
Las estadísticas de rendimiento han ganado importancia en varios dominios comerciales, incluida la contabilidad. Estos análisis permiten a las empresas identificar las partes del proceso de cuentas por pagar en las que sus empleados demoran demasiado tiempo. Esta información puede ayudarlas a brindar capacitación adecuada a los empleados y agilizar el proceso. Además, los análisis pueden ayudar a las empresas a identificar qué facturas de proveedores tardan más en procesarse. Al encontrar el problema con estas facturas en particular, pueden tomar medidas correctivas y permitir que los miembros de su personal procesen las facturas de manera más eficiente.
Enrutamiento automático de facturas
Uno de los aspectos del proceso de cuentas por pagar que consume más tiempo puede ser el enrutamiento manual de facturas, especialmente para grandes empresas con numerosos empleados responsables de la aprobación. Sin embargo, las modernas plataformas ofrecen una fácil automatización de este proceso, lo que garantiza que las facturas se envíen automáticamente al aprobador correcto en todo momento. Cuando se emplea el enrutamiento manual de invoice, el proceso puede retrasarse aún más si un empleado envía una factura a la persona equivocada. En tales casos, localizar la factura entregada incorrectamente puede llevar varios días. La probabilidad de tales errores se reduce significativamente cuando se utiliza un sistema de cuentas por pagar automatizado.