Centralizar los procesos internos y externos es una manera efectiva de ejecutar de manera coordinada y armónica las actividades administrativas y de marketing, así como de compra y venta. Permite tener una visión global, en tiempo real, de cualquier compañía.
La aplicación de soluciones electrónicas para automatizar los procesos internos y externos de las empresas y los e-commerces es una opción práctica y efectiva que favorece el funcionamiento de las organizaciones.
Este tipo de herramientas conocidas como e-procurement, o contratación electrónica, comprende un proceso de automatización de las gestiones y la erradicación del papeleo. En esencia se trata de llevar al mundo digital los procedimientos, transacciones y contacto con proveedores de la empresa, por medio de programas electrónicos.
Visión global
En suma, se saca provecho a los avances de la tecnología para optimizar los procesos al ubicar todo lo relacionado con la compra en un mismo sitio. La automatización de procesos permite dar una visión centralizada de los procesos administrativos, marketing, inventarios, entre otros, a través de programas de gestión empresarial como SAP, Coupa o ERP.
A través del e-procurement, la relación entre proveedores y clientes se efectúa de manera automática. Incluye los pedidos de suministros o servicios, la entrega, elaboración de facturas y recepción. Un aspecto fundamental es que se elimina el empleo de papel en el proceso de suministro. Todas las comunicaciones de la cadena de suministro se realizan electrónicamente.
La contratación electrónica automatizada es empleada en organizaciones públicas y privadas, debido a que ha demostrado hacer más eficientes los procesos, al evitar que se pierda información.
Al estar todo centralizado se conoce en tiempo real el proceso de compras, pedidos, correos electrónicos, en tiempo real. Si se hace bien, no hay riesgo que se extravíe alguna factura, solicitud o reclamo, porque no hay papeleo, toda comunicación es digital, bien ordenada, por contratos y clientes.
Beneficios de la automatización de los procesos
E-procurement es ventajoso tanto para los clientes como para los proveedores, en vista de que significa un ahorro sustancial de costes, además de hacer los procesos más sencillos.
La contratación electrónica simplifica los procesos y ahorra tiempo. Al integrar todas las comunicaciones y datos, se automatizan los procesos internos y externos, permitiendo que las personas autorizadas y capacitadas puedan conocer, por ejemplo, si hace falta materia prima, si hay pedidos pendientes, qué se compró a quién, entre muchos otros detalles.
Otro beneficio es que aumenta el grado de eficiencia, pues al simplificar los procesos, se incrementa la productividad. Los programas, además, dan herramientas para aumentar la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones.
La Unión Europea desde hace varios años promueve el uso de facturas electrónicas en el ámbito de la administración pública y el intercambio comercial entre naciones. Este proceso, a la vez, hace más simple el cumplir con las responsabilidades tributarias.
Cotizaciones rápidas y eficientes
Un sistema e-procurement facilita, además, los procesos de cotización al gestionar un catálogo de proveedores que ofrezcan los mejores productos y servicios del mercado. El servicio de compras electrónicas abre la ventana para que las empresas que utilizan estas herramientas puedan acceder a toda la información que le ayude a manejar el presupuesto de manera inteligente.
La contratación electrónica favorece a que exista mejor visibilidad y control de inventario, así como contacto de las empresas que distribuyen el material que utiliza para funcionar, con los mejores precios y condiciones. Facilita el acceso a la información del inventario de los proveedores, así como sus presupuestos.
Al mismo tiempo, se puede ver el manejo interno de la empresa, equipos, capacidad de almacenaje, existencia de material, necesidades, es decir, un control de cada uno de los pasos que tienen que ver con la adquisición de bienes y servicios. Todo esto permite ejecutar las medidas inteligentes que se traduzcan en optimización de la productividad y ganancias.
En el caso de los e-commerces, estas automatizaciones ayudan en los procesos de manejo de pedidos, inventario, proyecciones de venta, entre otros pasos. La integración de procesos permite saber cuándo es necesario disponer de más mercancía, qué productos se venden más o menos, en resumen, ofrece un panorama general cada vez que se requiera.
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